曖昧な指示でも仕事を円滑に進めるには?|コミュニケーション力のUP

曖昧な指示でも仕事を円滑に進めるには?|コミュニケーション力のUP

仕事中、コミュニケーション力やヒアリング力の不足を感じたことはありますか?相手の要望が曖昧でどう対応していいかわからないけれど、的外れなことを言うと呆れられそうで、うまく言えない・聞けないときってありますよね。今回は、そういう場でのコミュ力をアップしたいというお悩みをみていきます。


お悩み:取引先とのコミュニケーションが難しい

仕事柄、いろいろな方と接することが多いですが、相手から曖昧な指示をされて判断に迷うことが多々あります。

例えば、10案提示したとしたら、明確に「この案で」という回答があるわけではなく「○○であればいい」というどれも指していない回答をいただいたりして迷ってしまいます。

取引先の方の場合、強く聞くこともできないことがあるので、状況や相手の性格から読み取って進めていくというやり方でとりあえず対応することが多いのですが、やはり認識がずれていることもあって、コミュニケーションがうまくいかないことに悩んでいます。

言葉にできないことを聞き出すヒアリング力もないため、自分の力不足が情けなくて仕方ありません。
こういう方とのコミュニケーションは、どういうことに気をつけたらいいのでしょうか。

仕事におけるコミュニケーションには、ストレスが付きものですよね。
そのなかでも、相手が何を求めているのかを理解し、それに応えていくというのは、仕事以外の人間関係でも常に難しいことだと思います。

フラストレーションを感じるのは、成長できる証拠

こうやって「自分の力不足が情けない」と相談をされるあたり、とても前向きな方だと思います。
きっと、「もっと上手にコミュニケーションを取って、よい仕事をしたい」と思っていらっしゃるのでは?

「成長したい」という気持ちがなければ、現状にフラストレーションを感じることもないはずです。

仕事について何もわからない状態ではなくなり、少しずついろいろなことが見え始めてきた頃。
だからこそ自分の足りない部分にも気付き、そこにフラストレーションを感じはじめているのではないでしょうか。

まだ仕事が完璧にできなくても当たり前なのに、むしろ自分の現状に不満を抱き、なぜもっとできないのだろうとフラストレーションを感じる。

そんなあなただからこそ、これからもっと実力を身に付けていけることでしょう。

相手も自分のことを自覚しているわけではない

今回のお悩みでは、「ヒアリング力」というのがキーワードになるのではないかと思います。

「相手は自分の要望を明確に持っているはず」という前提から、「相手自身も、要望が明確でない」という前提に変えてみましょう。

すると、ヒアリングの仕方は変わってくるのではないでしょうか。

お話しを聞きながら、「一緒に答えを見付け出していく」という協力のスタンスに切り替えると、お互いが協力者であるような気持ちになると思います。

質問するのをためらうのはどうしてか?

また、「取引先の方の場合、強く聞くこともできないことがある」とのことですが、どんな思いが出てきて、聞くことをためらってしまうのでしょうか。

例えば、「自分で考えないといけないのでは」「質問したらわかっていないと思われるのでは」「すぐに理解しないとできない奴だと思われるのでは」など、いろいろな考えが浮かんでくるかもしれません。

確かに、ヒアリングにおいて「的確な質問をする」ということは大切なことです。
けれど、それはすぐに身に付くことではありませんし、最初からできるものでもないと思います。

今は、いろいろな経験を積んで自分なりのやり方を探しているときだと思って、失敗や恥ずかしい思いをすることを恐れずに、いろいろと試してみるのがよいでしょう。

相手の要望を知るには、どんな質問をすればよいのか。
ご自分なりにいろいろと工夫して試行錯誤して、チャレンジしてみてください。

むすび

仕事先の相手であっても、年齢と経験を重ね、対等な人間として接することができるようになるにつれて、より的確な質問をすることができるようになってくると思います。

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この記事のライター

道端に咲く花を見るのが好きな夜散歩派です。

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